Courriers, devis et attestations types

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1. Du modèle aux documents types

La Menuiserie Chabrier produit chaque semaine les mêmes familles de documents : des courriers (accusés de réception, relances, réponses), des devis (le nerf de la guerre commerciale) et des attestations (TVA réduite, fin de chantier, présence). Trois types de documents, revenant sans cesse, avec une ossature quasi identique à chaque fois. C’est exactement le terrain où l’on cesse de repartir de zéro pour s’appuyer sur des modèles types.

Dans les leçons précédentes, vous avez posé deux fondations : un modèle .dotx qui porte l’en-tête, le pied et les mentions légales ; des styles qui donnent une allure cohérente au corps. Cette leçon les met au travail. L’idée : ne plus jamais rédiger un courrier ou un devis « à blanc », mais partir d’une trame prête où seules changent les informations du jour — le nom du client, les lignes du devis, la date.

Le gain est double. D’abord le temps : un devis qui prenait vingt minutes à mettre en forme se remplit en cinq. Ensuite la fiabilité : les mentions obligatoires, la formule de politesse, les coordonnées bancaires ne s’oublient plus, car elles sont intégrées à la trame. Sylvie ne se demande plus « ai-je pensé à tout ? » : la trame a pensé pour elle.

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2. L’ossature commune à tous les documents

Avant de détailler chaque type, repérons ce qu’ils partagent. Un courrier, un devis et une attestation reposent sur la même charpente, héritée du modèle et des styles. Comprendre cette charpente, c’est pouvoir décliner n’importe quel document en confiance.

Élément	D’où il vient	Change à chaque document ?
En-tête (logo, identité)	Modèle .dotx	Non — fixe
Pied (mentions légales)	Modèle .dotx	Non — fixe
Titres et corps	Styles	L’allure est fixe, le texte change
Date, destinataire, objet	Saisie du jour	Oui
Formules, signature, RIB	Blocs réutilisables (QuickParts)	Non — insérés d’un clic

La colonne de droite révèle l’essentiel : dans un document type bien pensé, presque rien ne change. L’en-tête, le pied, l’allure et même les formules sont acquis. Ne reste que le contenu propre à l’affaire du jour. C’est ce ratio — beaucoup d’acquis, peu de variable — qui fait toute l’efficacité.

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3. Le courrier professionnel type

Le courrier reste la carte de visite écrite de l’entreprise. Sa mise en page suit une convention stable que le lecteur connaît d’instinct : il cherche la date en haut à droite, l’objet en gras, la signature en bas. Respecter cette convention, c’est paraître sérieux sans y penser. La figure ci-dessous en numérote les zones.

Zone	Contenu	Astuce
Lieu et date	« Besse, le 20 juillet 2026 »	Aligné à droite
Destinataire	Nom et adresse du client	Sous la date, à droite
Objet	Résumé en une ligne	En gras, aligné à gauche
Corps	Formule d’appel, message, formule de politesse	Style Normal
Signature	Prénom, nom, fonction	Bloc réutilisable

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4. Les blocs réutilisables (QuickParts)

Voici l’outil qui accélère tout : les blocs de construction, ou QuickParts. Un bloc est un morceau de contenu enregistré une fois — une formule de politesse, un RIB, une signature, un paragraphe type d’attestation — que l’on réinsère ensuite d’un clic, partout, sans le retaper. La maquette situe la commande dans le ruban Insertion.

4.1 Pas à pas : enregistrer un bloc

1. Rédigez le contenu à mémoriser (ex. la formule « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »).
2. Sélectionnez-le.
3. Onglet Insertion ▸ QuickParts ▸ Enregistrer la sélection dans la galerie….
4. Donnez un nom parlant (ex. « Politesse standard ») et validez.

4.2 Pas à pas : réinsérer un bloc

1. Placez le curseur où le bloc doit apparaître.
2. Insertion ▸ QuickParts ▸ cliquez le bloc voulu. Il s’insère intégralement mis en forme.
3. Encore plus rapide : tapez le début du nom du bloc puis la touche F3.

Bloc utile chez Chabrier	Contenu
Politesse standard	Formule de fin de courrier
Signature Paul	Nom, fonction, téléphone
Coordonnées bancaires	IBAN et BIC de l’entreprise
Conditions de règlement	Acompte 30 %, solde à réception
Mention décennale	Assureur et zone de couverture

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5. Le devis structuré en tableau

Le devis est le document commercial le plus stratégique d’une TPE : il engage l’entreprise sur un prix et déclenche (ou non) la commande. Un devis clair, chiffré et complet inspire confiance ; un devis brouillon fait fuir. La bonne pratique dans Word : construire le corps du devis dans un tableau, une ligne par prestation, des colonnes qui s’additionnent.

5.1 La structure d’un devis

La maquette ci-dessous montre un devis Chabrier complet. Elle sert de gabarit : reproduisez cette ossature dans un tableau Word (Insertion ▸ Tableau).

DEVIS n° 2026-041 — Menuiserie Chabrier · Date : 20/07/2026 · Validité : 30 jours
Client : M. Durand — 12 rue des Lilas, 63610 Besse · Chantier : remplacement de 3 fenêtres
Désignation	Qté	P.U. HT	Total HT
Fenêtre PVC double vitrage 100×120	3	420,00 €	1 260,00 €
Dépose des anciennes fenêtres	3	45,00 €	135,00 €
Pose et finitions	3	130,00 €	390,00 €
Total HT			1 785,00 €
TVA 10 % (rénovation)			178,50 €
Total TTC			1 963,50 €
Acompte 30 % à la commande : 589,05 € · Solde à la réception des travaux · Mention « Bon pour accord » + date + signature

Ce gabarit contient tout ce qu’un devis doit porter : un numéro, une date et une durée de validité, l’identité du client et du chantier, le détail chiffré ligne à ligne, les totaux HT / TVA / TTC, les conditions de règlement et l’emplacement du « Bon pour accord ».

5.2 Pas à pas : construire le tableau

1. Insertion ▸ Tableau : choisissez 4 colonnes (Désignation, Qté, P.U. HT, Total HT).
2. Ajoutez autant de lignes que de prestations (Tab en fin de ligne crée la suivante).
3. Mettez la ligne d’en-tête en couleur (Création de tableau ▸ Trame de fond) et en gras.
4. Alignez les colonnes de chiffres à droite (elles se lisent mieux, unités sous unités).
5. En bas, fusionnez les trois premières cellules d’une ligne (clic droit ▸ Fusionner) pour écrire « Total HT » face au montant.
6. Ajoutez les lignes TVA et Total TTC, cette dernière mise en évidence.

5.3 Les mentions obligatoires d’un devis

Un devis n’est pas qu’un prix : c’est un document semi-contractuel encadré. Voici les mentions attendues, en particulier dans le bâtiment.

Mention	Détail
Mot « Devis » + numéro + date	Identifie et date la proposition
Durée de validité	Ex. 30 jours à compter de l’émission
Coordonnées entreprise et client	Nom, adresse, SIRET (entreprise)
Décompte détaillé	Quantités, prix unitaires HT, main-d’œuvre
Totaux HT, TVA, TTC	Taux de TVA appliqué (10 % rénovation, 20 % neuf)
Conditions de règlement	Acompte, échéances, mode de paiement
« Bon pour accord » + signature	Espace daté et signé par le client

5.4 Comprendre le calcul HT, TVA, TTC

Le trio de totaux effraie parfois ; il est pourtant simple. Le schéma ci-dessous en montre l’enchaînement sur le devis Durand.

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6. L’attestation type

Une attestation est un document par lequel l’entreprise certifie un fait : que des travaux relèvent de la TVA à 10 %, qu’un chantier est achevé, qu’un salarié était présent. C’est court, mais cela engage : la formulation doit être nette. Comme le reste, on la prépare une fois puis on la réutilise.

6.1 L’ossature d’une attestation

1. Un titre clair, centré : « ATTESTATION ».
2. La partie qui atteste : « Je soussigné Paul Chabrier, gérant de la Menuiserie Chabrier… ».
3. Le fait attesté, précis et daté : « atteste que les travaux réalisés au 12 rue des Lilas relèvent du taux de TVA de 10 %, le logement étant achevé depuis plus de deux ans. »
4. La mention « pour faire valoir ce que de droit », le lieu, la date.
5. La signature (bloc réutilisable).

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7. La papeterie cohérente : tout assembler

Modèle, styles, blocs : réunis, ils forment une papeterie — un ensemble de documents qui se ressemblent et se reconnaissent. Chez Chabrier, courrier, devis et attestation partagent le même en-tête, les mêmes titres, les mêmes formules. Le client qui reçoit d’abord un devis, puis un courrier, puis une attestation a affaire, visiblement, à la même entreprise sérieuse. La figure ci-dessous résume le bénéfice.

7.1 Récapitulatif des trois outils

Outil	Ce qu’il fige	Leçon
Modèle .dotx	En-tête, pied, mentions légales	Créer le modèle
Styles	Titres, corps, cohérence	Les styles
Blocs QuickParts	Formules, signature, RIB, attestations	Cette leçon

7.2 Le geste quotidien de Sylvie

Concrètement, produire un document type revient désormais à : Fichier ▸ Nouveau ▸ Personnel ▸ modèle Chabrier ; choisir la trame (courrier, devis, attestation) ; saisir les seules informations du jour ; insérer les blocs par F3 ; enregistrer en .docx sous un nom parlant. Cinq minutes, zéro oubli, une image irréprochable.

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🧭 Erreurs fréquentes et dépannage

Les documents types butent souvent sur les mêmes obstacles. Ce tableau les résout.

Symptôme	Cause probable	Solution
Mon bloc QuickPart a disparu	Enregistré dans un modèle non chargé	Enregistrer les blocs dans le modèle Chabrier, commun à tous les documents
Les colonnes du devis ne s’alignent pas	Chiffres alignés à gauche	Aligner les colonnes de montants à droite
Le total du devis est faux	Calcul à la main non recalculé	Utiliser =SUM(ABOVE) ou préparer le calcul dans Excel
Le tableau déborde de la page	Largeurs de colonnes trop grandes	Disposition ▸ Ajustement automatique ▸ Fenêtre
La date ne se met pas à jour	Champ date figé ou date tapée	Insérer une date fixe pour un devis (elle ne doit pas bouger)
La formule de politesse est incohérente	Retapée à chaque fois	La stocker en bloc et l’insérer par F3
L’en-tête manque sur le devis	Document non basé sur le modèle	Repartir de Fichier ▸ Nouveau ▸ Personnel ▸ modèle Chabrier

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📋 Cas pratique — la Menuiserie Chabrier

Cas n° 1 : le devis de la véranda

Situation. Mme Fabre demande un devis : une porte-fenêtre alu (1 unité, 780 € HT), la fourniture et pose d’un volet roulant (1 unité, 460 € HT) et 4 heures de main-d’œuvre (45 €/h HT). Travaux de rénovation, TVA 10 %.

Résolution guidée.

1. Nouveau document depuis le modèle Chabrier ; trame « devis ».
2. Numéro 2026-042, date du jour, validité 30 jours ; client Mme Fabre.
3. Trois lignes dans le tableau : 780,00 € ; 460,00 € ; 4 × 45 = 180,00 €.
4. Total HT = 780 + 460 + 180 = 1 420,00 €.
5. TVA 10 % = 142,00 €. Total TTC = 1 562,00 €.
6. Insertion des blocs « Conditions de règlement » et « Bon pour accord » par F3. Enregistrement en 2026-042_Devis_Fabre.docx.

Cas n° 2 : la relance courtoise

Situation. Le devis 2026-041 (M. Durand) est resté sans réponse depuis trois semaines. Paul veut relancer sans presser.

Résolution. Nouveau courrier depuis le modèle. Objet : « Suite à notre devis n° 2026-041 ». Corps bref : rappel du devis, disponibilité pour ajuster, rappel de la validité (30 jours). Insertion du bloc « Politesse standard » et de la « Signature Paul » par F3. Le ton reste courtois, l’image professionnelle, et l’envoi n’a pris que quelques minutes.

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🏋️ Exercices

Travaillez sur le modèle Chabrier (ou le vôtre). Les corrigés se déplient sous chaque énoncé.

Exercice 1 — Un bloc signature. Enregistrez votre signature (nom, fonction, téléphone) comme QuickPart et réinsérez-la par F3.

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Tapez et sélectionnez la signature ▸ Insertion ▸ QuickParts ▸ Enregistrer la sélection… ▸ nom « Signature ». Pour la réinsérer : tapez « Signa » puis F3, ou passez par Insertion ▸ QuickParts.

Exercice 2 — Un courrier type. Composez un courrier avec date à droite, destinataire, objet en gras et formule de politesse insérée en bloc.

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Depuis le modèle : saisissez la date (Ctrl + E pour aligner le bloc à droite si besoin), le destinataire, l’objet en gras. Rédigez le corps en Normal, puis insérez le bloc « Politesse standard » par F3 et la signature.

Exercice 3 — Un devis en tableau. Construisez un devis de trois lignes avec totaux HT, TVA 10 % et TTC.

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Insertion ▸ Tableau 4 colonnes. Saisissez trois prestations, alignez les montants à droite, additionnez pour le Total HT, calculez la TVA (HT × 0,10) et le TTC (HT + TVA). Mettez la ligne TTC en évidence.

Exercice 4 — Le calcul TTC. Un total HT est de 2 300 €, TVA 10 %. Donnez la TVA et le TTC.

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TVA = 2 300 × 0,10 = 230 €. TTC = 2 300 + 230 = 2 530 €. Astuce : un TTC à 10 % s’obtient directement en multipliant le HT par 1,10.

Exercice 5 — Une attestation. Rédigez une attestation de TVA à 10 % et enregistrez-la en bloc.

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Titre « ATTESTATION » centré ; « Je soussigné… atteste que les travaux au [adresse] relèvent de la TVA à 10 %, le logement ayant plus de deux ans » ; « pour faire valoir ce que de droit » ; lieu, date, signature. Sélectionnez le tout ▸ QuickParts ▸ Enregistrer.

Exercice 6 — La papeterie assemblée. Vérifiez que courrier, devis et attestation partagent le même en-tête et la même signature.

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Créez les trois documents depuis le même modèle. L’en-tête et le pied viennent du modèle (identiques), la signature du même bloc (identique). Placez-les côte à côte : ils forment une papeterie cohérente.

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🚀 Aller plus loin

Les raccourcis des documents types

Astuces de pro

• Champs de formulaire (onglet Développeur) : transforment les zones à remplir (nom, adresse) en cases où l’on tabule, idéal pour un devis à compléter.
• Publipostage : pour envoyer le même courrier à trente clients, fusionnez une liste Excel avec un courrier type (Publipostage ▸ Démarrer la fusion).
• PDF à l’envoi : exportez systématiquement devis et attestations en PDF pour figer la mise en page chez le destinataire.

Adapter selon votre métier

Les documents types existent dans tous les métiers : un plombier a ses devis et ses attestations d’entretien, un consultant ses propositions et ses comptes rendus, une association ses convocations et ses reçus. La méthode ne change pas : repérer les documents récurrents, les transformer en trames sur le modèle, stocker les formulations en blocs.

Passerelles

Cette leçon clôt le triptyque modèle → styles → documents types. Pour les devis très chiffrés, la formation Excel de l’Académie montre comment calculer automatiquement les totaux avant de les intégrer à Word.

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🔑 L’essentiel à retenir

• Un document type part d’une trame où seul le contenu du jour change.
• Le courrier suit une convention : date, destinataire, objet, corps, signature.
• Les blocs QuickParts stockent formules, signature et RIB, insérés par F3.
• Le devis se construit dans un tableau, montants alignés à droite.
• Un devis porte numéro, date, validité, détail, totaux HT/TVA/TTC et « Bon pour accord ».
• Le taux de TVA dépend des travaux (10 % rénovation, 20 % neuf).
• L’attestation certifie un fait, en formulation nette, réutilisable en bloc.
• Modèle + styles + blocs forment une papeterie cohérente.
• Produire un document revient à partir du modèle et insérer les blocs.
• Exporter en PDF fige la mise en page chez le client.

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📖 Glossaire

Terme	Définition
Document type	Trame prête où seules changent les informations du jour.
QuickPart / Bloc	Morceau de contenu enregistré, réinséré d’un clic.
Insertion automatique	Galerie de blocs de texte réutilisables.
Objet	Résumé en une ligne, en gras, en tête du courrier.
HT	Hors taxes : le prix avant TVA.
TVA	Taxe ajoutée au HT (10 %, 20 %, 5,5 % selon les cas).
TTC	Toutes taxes comprises : HT + TVA, le prix payé.
Validité	Durée pendant laquelle le prix du devis est garanti.
Bon pour accord	Mention datée et signée par le client qui accepte le devis.
Acompte	Part payée à la commande (souvent 30 %).
Attestation	Document certifiant un fait, daté et signé.
Publipostage	Fusion d’une liste avec un document pour un envoi en série.
Fusionner des cellules	Réunir plusieurs cellules d’un tableau en une seule.

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❓ Questions fréquentes

Un devis Word a-t-il une valeur légale ?

Oui, dès qu’il est daté, détaillé et signé « Bon pour accord » par le client, il engage les deux parties. Word convient parfaitement, à condition d’y porter toutes les mentions attendues.

Vaut-il mieux calculer le devis dans Word ou Excel ?

Pour un devis simple, la formule =SUM(ABOVE) de Word suffit. Pour des devis fréquents et chiffrés, préparez le calcul dans Excel (recalcul automatique) puis collez le tableau dans Word.

Où sont stockés mes blocs QuickParts ?

Dans un modèle. Si vous les enregistrez dans le modèle Chabrier, ils suivent tous les documents créés à partir de lui. Enregistrés dans « Building Blocks », ils sont disponibles partout sur ce poste.

Comment envoyer le même courrier à plusieurs clients ?

Utilisez le publipostage : une liste Excel de destinataires fusionnée avec un courrier type. Chaque lettre est personnalisée automatiquement (nom, adresse), en un seul geste.

Faut-il envoyer le devis en Word ou en PDF ?

En PDF : la mise en page reste intacte chez le client, et le document ne peut pas être modifié par erreur. Gardez la version Word pour vos archives et vos futures reprises.

Puis-je réutiliser un ancien devis comme point de départ ?

Mieux vaut partir du modèle et des blocs : un ancien devis traîne les données du précédent client, sources d’oublis. La trame type est plus sûre.

Comment gérer plusieurs taux de TVA sur un même devis ?

Ajoutez une colonne « TVA » par ligne, puis des sous-totaux par taux avant le TTC. Pour ces cas, le calcul dans Excel évite les erreurs.

Mes blocs peuvent-ils être partagés avec un collègue ?

Oui : placez le modèle qui les contient dans un dossier partagé et pointez-le comme modèle personnel sur chaque poste. Les blocs deviennent communs à l’équipe.

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🧾 Annexe : trousse du document type

A. Bibliothèque de formulations prêtes à enregistrer en blocs

Voici des formulations éprouvées à stocker en QuickParts. Copiez-les, adaptez-les à votre entreprise, puis enregistrez chacune comme bloc réutilisable.

Nom du bloc	Formulation type
Appel courrier	« Madame, Monsieur, »
Politesse standard	« Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. »
Accusé de devis	« Nous avons le plaisir de vous adresser ci-joint le devis correspondant à votre demande. »
Relance courtoise	« Sauf erreur de notre part, notre devis n° … demeure sans réponse ; nous restons à votre disposition. »
Conditions de règlement	« Acompte de 30 % à la commande, solde à la réception des travaux. »
Bon pour accord	« Bon pour accord — date et signature du client : …………… »
Attestation TVA 10 %	« Je soussigné … atteste que les travaux relèvent de la TVA à 10 %, le logement ayant plus de deux ans. »

B. Check-list avant d’envoyer

Trente secondes de relecture évitent des semaines d’ennuis. Passez cette liste avant tout envoi.

Document	À vérifier avant envoi
Courrier	Date, bon destinataire, objet, signature, pas de « M. X » oublié
Devis	Numéro, validité, bon taux de TVA, totaux justes, « Bon pour accord »
Attestation	Fait exact, adresse du chantier, date, signature
Tous	En-tête et pied présents, export en PDF avant l’envoi

C. Cas complémentaire : l’attestation de fin de chantier

Situation. Les fenêtres de M. Durand sont posées. Il demande une attestation de fin de travaux pour son dossier d’aide à la rénovation.

Résolution. Nouveau document depuis le modèle Chabrier. Titre « ATTESTATION DE FIN DE TRAVAUX » centré. Corps : « Je soussigné Paul Chabrier, gérant de la Menuiserie Chabrier, atteste que les travaux de remplacement de trois fenêtres, réalisés au 12 rue des Lilas à Besse, ont été achevés le 18 juillet 2026, conformément au devis n° 2026-041. » Puis « pour faire valoir ce que de droit », lieu, date, et le bloc « Signature Paul » par F3. L’en-tête et le pied légal, hérités du modèle, complètent le document. Export en PDF, envoi. Cette attestation, enregistrée à son tour en bloc « Attestation fin de chantier », resservira au prochain client.

D. Le parcours en dix étapes

La méthode complète, du modèle au document envoyé.

1. Ouvrir un document depuis Fichier ▸ Nouveau ▸ Personnel ▸ modèle Chabrier.
2. Choisir la nature : courrier, devis ou attestation.
3. Saisir la date et le destinataire.
4. Rédiger le corps (ou le tableau, pour un devis).
5. Insérer les blocs (formule, conditions, signature) par F3.
6. Pour un devis, vérifier taux de TVA et totaux.
7. Relire avec la check-list avant envoi.
8. Enregistrer en .docx sous un nom parlant et daté.
9. Exporter en PDF pour l’envoi.
10. Archiver le .docx ; enregistrer les nouveaux blocs utiles pour la prochaine fois.

E. Ce que vous avez construit

Au terme de ces trois leçons, la Menuiserie Chabrier dispose d’un véritable atelier documentaire : un modèle qui porte son identité, des styles qui garantissent l’allure, une bibliothèque de blocs qui capture ses formulations, et trois documents types prêts à servir. Sylvie ne bricole plus : elle assemble. Chaque courrier, chaque devis, chaque attestation sort en quelques minutes, juste et cohérent. C’est cette organisation discrète — invisible pour le client, décisive pour l’entreprise — qui sépare une TPE qui subit sa paperasse d’une TPE qui la maîtrise.

F. Du devis à la facture

Un devis accepté appelle, une fois les travaux faits, une facture. Bonne nouvelle : c’est presque le même document. La facture reprend l’ossature du devis en tableau, avec quelques mentions en plus. La réutiliser comme document type suit exactement la même logique de trame et de blocs.

Aspect	Devis	Facture
Moment	Avant les travaux	Après les travaux
Rôle	Proposer un prix	Réclamer le paiement
Numérotation	Libre	Continue et sans trou (obligatoire)
Structure	Tableau HT/TVA/TTC	Identique

Les mentions propres à la facture, à ajouter à la trame du devis, sont résumées ci-dessous.

Mention facture	Détail
Mot « Facture » + numéro	Numéro unique, séquentiel
Date d’émission et de vente	Date de la facture et des travaux
Date d’échéance de paiement	Délai convenu (ex. 30 jours)
Pénalités de retard	Mention légale du taux applicable
Renvoi au devis	Numéro du devis accepté

Vous tenez désormais toute la chaîne documentaire d’une TPE artisanale : de la première lettre au client jusqu’à la facture finale, en passant par le devis et les attestations. Une seule fondation, des documents qui se ressemblent, un temps de production divisé — et une image, à chaque envoi, à la hauteur du travail réalisé sur les chantiers.