Se repérer dans l’administration

Bienvenue dans les coulisses de votre site. Avant de modifier le moindre mot ou la moindre photo, il faut savoir où l’on se trouve, ce que contient chaque menu et ce que l’on risque — ou non — en cliquant. Cette leçon est une visite guidée complète de l’« arrière-boutique » de WordPress, ce que l’on appelle l’administration, le back-office ou tout simplement le tableau de bord. À la fin, vous vous déplacerez dans cet espace avec la même aisance que dans les rayons de votre propre commerce.

1. Le back-office, le cockpit de votre site

Un site WordPress possède toujours deux visages. Le premier, le front-office, est la partie publique : c’est ce que voient vos clients quand ils tapent votre adresse dans leur navigateur. Le second, le back-office, est la partie privée, réservée à vous et à vos collaborateurs autorisés : c’est le poste de pilotage depuis lequel on écrit les textes, on remplace les photos, on ajoute une actualité ou on modifie un horaire. Le public ne le voit jamais.

On accède au back-office en ajoutant /wp-admin à la fin de l’adresse du site. Pour l’Institut Rosalie, on tape donc institut-rosalie.fr/wp-admin. Si vous n’êtes pas encore connecté, WordPress vous redirige automatiquement vers l’écran de connexion, puis vous ouvre le tableau de bord.

Pourquoi c’est un enjeu pour une petite entreprise

Savoir se repérer dans son administration, c’est gagner son autonomie. Une gérante qui maîtrise son tableau de bord n’a plus besoin d’appeler (et de payer) un prestataire pour changer une date de fermeture, corriger une faute ou publier une promotion. Elle réagit en quelques minutes, le jour même, depuis son téléphone ou son ordinateur. À l’inverse, un site que l’on n’ose pas toucher vieillit vite, affiche des informations fausses et finit par desservir l’image du commerce.

Un peu d’histoire pour situer l’outil : WordPress est né en 2003 comme un simple logiciel de blog. Il est devenu au fil des ans le système le plus utilisé au monde pour créer des sites : aujourd’hui, il fait tourner plus de 4 sites sur 10 sur l’ensemble du web. Cette popularité a un avantage direct pour vous : tout est documenté, la logique est stable d’une version à l’autre, et ce que vous apprenez ici restera valable longtemps.

Tout au long de cette formation, nous suivrons un fil rouge concret : l’Institut Rosalie, un institut de beauté installé à Murol, tenu par Rosalie Andant. Son site vitrine WordPress présente ses soins, ses tarifs, une galerie et une rubrique d’actualités. Chaque notion sera illustrée par une situation réelle qu’elle pourrait rencontrer derrière son comptoir.

2. Se connecter et prendre ses marques

Ouvrir l’écran de connexion

La connexion est le sas d’entrée du back-office. Elle protège votre site : sans identifiant ni mot de passe valides, personne ne peut modifier quoi que ce soit. Voici la marche à suivre, une fois pour toutes :

1. Dans la barre d’adresse du navigateur, tapez l’adresse de votre site suivie de /wp-admin (par exemple institut-rosalie.fr/wp-admin), puis validez.
2. Saisissez votre identifiant : selon la configuration, il s’agit de votre nom d’utilisateur ou de votre adresse e-mail.
3. Saisissez votre mot de passe. Respectez les majuscules et minuscules : WordPress y est sensible.
4. Laissez la case Se souvenir de moi décochée si vous n’êtes pas sur votre ordinateur personnel.
5. Cliquez sur Se connecter. WordPress ouvre alors le tableau de bord.

La page d’accueil du tableau de bord

Une fois connecté, vous arrivez sur le tableau de bord proprement dit : la vue d’ensemble de votre site. Elle se compose de trois grandes zones que l’on retrouve sur toutes les pages de l’administration : la barre d’outils noire tout en haut, le menu latéral sombre à gauche, et la zone de travail centrale claire, qui change selon l’endroit où vous vous trouvez.

Le schéma ci-dessous situe ces zones et numérote les repères que nous allons décrire.

Légende : ① la barre d’outils noire (raccourcis, toujours visible) · ② le menu latéral (toutes les rubriques) · ③ l’onglet « Options de l’écran » (affiche ou masque les blocs) · ④ les widgets d’information (« Bienvenue », « D’un coup d’œil », « Activité »).

Les widgets du tableau de bord

Les encadrés qui composent l’accueil s’appellent des widgets. Ils résument l’activité récente et proposent des raccourcis. Vous pouvez les replier (clic sur leur titre), les déplacer par glisser-déposer, ou les masquer via « Options de l’écran ». Voici les principaux :

3. Le menu d’administration, votre table des matières

La colonne sombre à gauche est le menu d’administration : la table des matières de tout votre site. Chaque rubrique y a sa porte d’entrée. Quand vous survolez une entrée, un sous-menu se déplie ; quand vous cliquez, la zone de travail centrale affiche la section correspondante. Un bouton Réduire le menu, tout en bas, transforme les libellés en simples icônes pour gagner de la place sur les petits écrans.

Passons chaque entrée en revue. Le tableau ci-dessous résume ce que vous faites derrière chacune ; nous détaillons ensuite les plus importantes dans les sections suivantes.

4. Articles ou pages : la distinction fondamentale

C’est la question qui déroute tous les débutants, et pourtant la règle est simple. WordPress range vos contenus dans deux grands tiroirs : les pages et les articles. Choisir le bon tiroir dès le départ vous évite bien des ennuis d’organisation.

La page : un contenu permanent

Une page contient une information stable, qui ne se périme pas et que l’on consulte toute l’année. Elle n’a pas de date affichée, elle peut être organisée hiérarchiquement (une page « Soins » avec des sous-pages « Visage », « Corps ») et c’est elle que l’on place dans le menu de navigation. Pour l’Institut Rosalie : l’Accueil, la présentation des soins, les tarifs, la page Contact.

L’article : un contenu daté

Un article est une actualité horodatée, qui s’ajoute à un fil chronologique (le plus récent en haut). On le classe par catégories et étiquettes, il alimente le flux RSS et la page « Actualités » ou « Blog ». Pour l’Institut : l’offre de la fête des mères, les horaires d’été, l’arrivée d’un nouveau soin.

Le tableau ci-dessous récapitule les différences, critère par critère.

Comment trancher en pratique

Posez-vous une seule question : « Cette information sera-t-elle encore juste et utile dans un an ? » Si oui, c’est une page. Si elle raconte un événement, une nouveauté ou une promotion liée à une période, c’est un article. Voici comment le site de l’Institut Rosalie se répartit :

• Pages (permanentes) : Accueil · Nos soins · Tarifs · La cabine et l’équipe · À propos · Contact et accès.
• Articles (datés) : « Offre de printemps -20 % » · « Fermeture estivale du 5 au 19 août » · « Nouveau soin hydratant à l’acide hyaluronique » · « Idées cadeaux de Noël ».

5. La médiathèque, la réserve de vos images

Chaque photo, logo, PDF de carte de soins ou vidéo que vous utilisez sur le site est d’abord importé dans la médiathèque. C’est votre réserve centrale de fichiers : on y dépose une fois, on réutilise partout. On y accède par le menu Médias.

Deux vues : grille et liste

La médiathèque s’affiche de deux façons, au choix, grâce aux deux petites icônes en haut à gauche. La vue en grille montre des vignettes, idéale pour retrouver une photo à l’œil. La vue en liste affiche un tableau détaillé (nom, auteur, date, où le fichier est utilisé), pratique pour faire le ménage. Des filtres permettent de n’afficher que les images, ou que les fichiers d’un mois donné.

Importer un fichier

Pour ajouter une photo, cliquez sur Ajouter un fichier, puis glissez l’image depuis votre ordinateur ou choisissez-la via le bouton Sélectionner des fichiers. Elle rejoint aussitôt la réserve et devient disponible partout sur le site. Vous pouvez aussi importer directement depuis l’éditeur d’une page ou d’un article : le fichier atterrit malgré tout dans la même médiathèque.

Les informations d’un média

Cliquez sur une vignette pour ouvrir sa fiche : à droite s’affichent des champs qu’il est important de comprendre.

La fiche propose aussi Modifier l’image (rogner, pivoter, redimensionner) et rappelle les tailles générées automatiquement par WordPress (miniature, moyenne, grande), utilisées selon l’emplacement.

6. Les réglages essentiels (sans rien casser)

Le menu Réglages regroupe la configuration de fond du site. On n’y touche pas tous les jours, mais quelques options méritent d’être comprises. Le tableau ci-dessous décrit les sept sous-menus.

Les trois réglages à connaître

Général — Vérifiez que le titre du site est bien « Institut Rosalie », ajustez le slogan (« Institut de beauté à Murol »), et surtout réglez le fuseau horaire sur Paris : sinon, vos articles planifiés se publieraient à la mauvaise heure.

Lecture — C’est ici que l’on choisit si la page d’accueil affiche les dernières actualités ou une page d’accueil fixe (le cas d’un site vitrine). C’est aussi ici que se cache une case redoutable, décrite ci-dessous.

Permaliens — Préférez la structure Titre de la publication : les adresses deviennent lisibles (institut-rosalie.fr/nos-soins) au lieu de institut-rosalie.fr/?p=42. C’est meilleur pour vos visiteurs comme pour Google.

7. La barre d’outils, votre raccourci permanent

La fine bande noire tout en haut s’appelle la barre d’outils (ou admin bar). Elle n’apparaît que lorsque vous êtes connecté, et elle vous suit aussi bien dans l’administration que sur le site public. C’est un tableau de bord de poche : elle offre des raccourcis vers les actions les plus fréquentes.

8. Les rôles utilisateurs : qui a le droit de faire quoi

WordPress permet de créer plusieurs comptes et d’attribuer à chacun un rôle, c’est-à-dire un niveau de droits. C’est essentiel pour la sécurité : on ne confie pas les clés du coffre à toute l’équipe. Il existe cinq rôles standard, du plus puissant au plus limité.

Ajouter un utilisateur

Dans Utilisateurs → Ajouter, renseignez un identifiant, une adresse e-mail unique, puis choisissez le rôle dans la liste déroulante. La personne reçoit un lien pour définir son mot de passe. Vous pourrez changer son rôle à tout moment, ou supprimer le compte d’un collaborateur qui part.

🧭 Erreurs fréquentes et dépannage

Voici les incidents les plus courants quand on débute dans l’administration, avec leur cause probable et la solution à appliquer.

📋 Cas pratique nº 1 — Confier les actualités sans risque

Situation. Rosalie veut que son apprentie, Léa, rédige et publie les actualités de l’institut (promotions, nouveaux soins). Mais elle ne veut surtout pas que Léa puisse modifier les tarifs, changer un réglage ou supprimer une extension par mégarde. Quel est le bon montage ?

Résolution, pas à pas.

1. Rosalie ouvre Utilisateurs → Ajouter.
2. Elle saisit un identifiant (« lea ») et l’adresse e-mail professionnelle de Léa.
3. Dans la liste Rôle, elle choisit Auteur : Léa pourra créer, publier et gérer ses propres articles, mais pas les pages ni les réglages.
4. Elle clique sur Ajouter un utilisateur. Léa reçoit un e-mail pour définir son mot de passe.
5. Rosalie vérifie, dans la liste des utilisateurs, que Léa apparaît bien avec le rôle « Auteur ».

Résultat. Léa gère les actualités en autonomie, sans aucun risque pour le reste du site. Le jour où elle part, Rosalie supprime son compte en deux clics et réattribue éventuellement ses articles à un autre compte.

📋 Cas pratique nº 2 — « Je ne retrouve plus ma page Tarifs »

Situation. Rosalie veut corriger un prix mais ne sait plus où se trouve sa page Tarifs. Elle a cherché dans les articles, sans succès.

Résolution. Les tarifs sont une information permanente : ce n’est donc pas un article mais une page. Voici la démarche :

1. Dans le menu, cliquer sur Pages → Toutes les pages.
2. Utiliser la barre de recherche en haut à droite : taper « Tarifs » puis valider.
3. La page apparaît dans la liste ; cliquer sur son titre pour l’ouvrir dans l’éditeur.
4. Corriger le prix, puis cliquer sur Mettre à jour (nous verrons cette étape en détail dans la leçon suivante).

À retenir. Quand un contenu est introuvable, demandez-vous d’abord s’il s’agit d’une page ou d’un article, puis servez-vous de la recherche interne. On perd un temps fou à faire défiler des listes que l’on pourrait filtrer en deux secondes.

📋 Cas pratique nº 3 — Régler le titre et le fuseau horaire

Situation. Le site affiche encore « Mon site WordPress » en haut de l’onglet du navigateur, et un article programmé s’est publié avec deux heures de décalage.

Résolution.

1. Aller dans Réglages → Général.
2. Dans Titre du site, écrire « Institut Rosalie » ; dans Slogan, « Institut de beauté à Murol ».
3. Plus bas, régler le Fuseau horaire sur « Paris » (et non un décalage UTC).
4. Vérifier la langue du site (Français) et le format de date souhaité.
5. Cliquer sur Enregistrer les modifications en bas de page.

Résultat. Le nom du site s’affiche correctement dans l’onglet et les résultats de recherche, et les publications planifiées tombent désormais à la bonne heure française.

🏋️ Exercices

Entraînez-vous ! Réfléchissez d’abord, puis dépliez le corrigé.

Exercice 1. Rosalie veut annoncer une « Promo Saint-Valentin » valable dix jours. S’agit-il d’un article ou d’une page, et par quel menu passe-t-elle ?

Exercice 2. Elle souhaite une rubrique « Cartes cadeaux » consultable toute l’année et affichée dans le menu du site. Article ou page ?

Exercice 3. Le site est en ligne depuis un mois mais reste introuvable sur Google. Quel réglage vérifier en priorité ?

Exercice 4. Une nouvelle employée doit publier ses propres billets, sans toucher aux réglages ni aux pages. Quel rôle lui attribuer ?

Exercice 5. Où modifie-t-on le texte alternatif d’une photo déjà importée ?

Exercice 6. Depuis n’importe quelle page de l’administration, comment aller voir le site public en un clic, puis revenir ?

🚀 Aller plus loin

Quelques réflexes de pro pour gagner du temps une fois à l’aise dans l’administration :

• Ouvrir dans un nouvel onglet. Un Ctrl + clic (ou Cmd + clic sur Mac) sur une entrée du menu l’ouvre dans un onglet séparé : pratique pour garder plusieurs sections sous la main.
• Épingler l’onglet wp-admin dans votre navigateur : il reste accessible en un clic, sans retaper l’adresse.
• Santé du site. Dans Outils → Santé du site, WordPress signale les problèmes techniques (mises à jour, sauvegardes, sécurité). Un coup d’œil mensuel suffit.
• Sur mobile. L’administration s’ouvre aussi depuis un smartphone : idéal pour corriger un horaire depuis l’institut. L’application officielle WordPress existe également.
• Ne jamais rester connecté sur un poste public ; se déconnecter via la barre d’outils.

🔑 L’essentiel à retenir

• Un site a deux faces : le front-office public et le back-office (/wp-admin), réservé à vous.
• Le tableau de bord se lit en trois zones : barre d’outils, menu latéral, zone de travail.
• Le menu de gauche est la table des matières du site ; il s’allonge avec les extensions.
• Une page est permanente et intemporelle ; un article est daté et s’empile dans les actualités.
• La médiathèque centralise toutes vos images ; pensez au texte alternatif et au poids des fichiers.
• Dans Réglages, ne laissez jamais cochée la case qui bloque l’indexation par les moteurs.
• La barre d’outils fait le pont entre le site public et l’administration.
• Attribuez le rôle minimal nécessaire à chaque collaborateur : Auteur ou Contributeur plutôt qu’Administrateur.
• En cas de doute, « Options de l’écran » et « Aide » sont vos amis sur chaque page.

📖 Glossaire

❓ Questions fréquentes

Num Compagny accompagne les artisans et commerçants du Sancy dans la prise en main de leur site WordPress. Prêt à passer à la pratique ? La leçon suivante vous montre comment modifier un texte ou une photo sans rien casser.