Les formules essentielles

1. Pourquoi les formules changent tout pour une TPE

Un tableur sans formule n’est qu’un cahier à carreaux tapé à l’ordinateur : présentable, mais muet. Ce qui distingue Excel, c’est qu’une cellule peut se calculer toute seule à partir des autres, et se recalculer instantanément dès qu’une donnée change. L’idée remonte à 1979 et à VisiCalc, le premier tableur ; le principe fondateur n’a jamais bougé : une cellule contient soit une valeur, soit une formule qui la calcule. Le comprendre, c’est comprendre l’essentiel d’Excel.

Pour une TPE, l’enjeu est concret. Entre devis, suivi du chiffre d’affaires, TVA et stock, chaque calcul refait à la main est du temps perdu et une source d’erreur : une remise oubliée, une TVA mal reportée, un total faux sur un devis déjà parti chez le client. Une formule bien posée supprime ce risque une fois pour toutes, et le tableau devient un outil de pilotage plutôt qu’une corvée.

Le schéma ci-dessous résume la logique du tableur ; retenez surtout la boucle du bas.

2. Le signe = : anatomie d’une formule

Tout commence par le signe égal (=). Dès que vous le tapez, Excel comprend que la suite est un calcul et non du texte. Sans lui, 2+3 reste le texte « 2+3 » ; avec lui, =2+3 affiche 5. Le signe = est l’interrupteur qui réveille le tableur.

La figure ci-dessous situe la barre de formule et la grille, avec le suivi du chiffre d’affaires de la Menuiserie Chabrier : la cellule du total affiche 214 300, mais contient la formule =SOMME(B2:B13).

Saisir et valider une formule

1. Cliquez la cellule du résultat, tapez =, puis le calcul (vous pouvez cliquer une cellule pour l’insérer).
2. Validez avec Entrée (le curseur descend) ou Ctrl+Entrée (vous restez sur la cellule). Échap annule.
3. Pour modifier ensuite, double-cliquez ou appuyez sur F2 : Excel colore chaque référence dans la grille.

Vocabulaire clé : une fonction est une formule pré-programmée (SOMME, SI…) ; ses arguments sont entre parenthèses, séparés par un point-virgule ; une plage est un bloc noté coin:coin (B2:B13).

3. Les opérateurs et l’ordre des calculs

Une formule relie des valeurs par des opérateurs : arithmétiques (pour calculer), de comparaison (pour tester une condition) et de concaténation (pour assembler du texte).

Opérateur	Rôle	Exemple	Résultat
Arithmétique — pour calculer
+ / −	Addition / soustraction	=B7-B6	2 500
* / /	Multiplication / division	=B2*C2	1 280
^ / %	Puissance / pourcentage	=3^2	9
Comparaison — renvoie VRAI ou FAUX
= <>	Égal / différent	=B8<>0	VRAI
> < >= <=	Supérieur / inférieur (ou égal)	=B7>20000	VRAI
Texte — pour assembler
&	Concaténer (coller du texte)	="CA : "&B14	CA : 214300

L’ordre des calculs

Excel respecte des priorités, comme en mathématiques : d’abord les parenthèses, puis la puissance (^), puis × et ÷, enfin + et −. Ainsi =2+3*4 donne 14 (et non 20), car 3×4 passe avant l’addition ; pour forcer l’addition d’abord, =(2+3)*4 donne 20. Chez Chabrier, un total TTC s’écrit =D8*(1+20%) : les parenthèses garantissent qu’on ajoute 1 et 0,20 avant de multiplier.

4. Les références de cellules : relative, absolue, mixte

Voici la notion la plus puissante — et la plus mal comprise — d’Excel. Quand vous recopiez une formule, Excel adapte automatiquement les références qu’elle contient. Bénédiction dans un cas, catastrophe dans l’autre : tout se joue sur le signe $.

Relative : elle se décale, et c’est voulu

Par défaut, une référence est relative : Excel retient une position (« deux colonnes à gauche, même ligne »), pas une adresse figée. Sur le devis Chabrier, =B2*C2 en D2 (qté × prix) devient =B3*C3, =B4*C4… en recopiant vers le bas : une seule formule saisie, toute la colonne juste. Pour recopier, utilisez la poignée de recopie (le petit carré en bas à droite de la cellule : glisser, ou double-cliquer pour aller jusqu’en bas du tableau), ou le raccourci Ctrl+B après avoir sélectionné la plage.

Absolue : verrouiller avec le signe $

Le décalage devient un piège dès qu’une formule doit toujours viser la même cellule. Si le taux de remise (5 %) est rangé en G1, la formule =D2*G1 recopiée fait glisser G1 vers G2, G3… (des cellules vides) : toutes les remises tombent à zéro. La solution tient en deux dollars : =D2*$G$1. Le $ verrouille ce qui le suit : $G$1 se lit « toujours colonne G, toujours ligne 1 ».

Mixte, et la touche F4

Entre le tout-relatif et le tout-absolu, deux intermédiaires mixtes : $G1 (colonne figée, ligne libre) et G$1 (colonne libre, ligne figée), indispensables pour recopier une formule à la fois vers le bas et vers la droite. Inutile de taper les dollars : pendant l’édition, la touche F4 fait défiler $G$1 ▸ G$1 ▸ $G1 ▸ G1. Mnémonique : le $ protège l’élément placé juste à sa droite.

Écriture	Ce qui est figé	Usage typique
A1	Rien (relative)	Colonne de calculs identiques (=B2*C2)
$A$1	Colonne + ligne (absolue)	Un taux de TVA, une constante partagée
$A1	La colonne (mixte)	Grille : figer la colonne des prix
A$1	La ligne (mixte)	Grille : figer la ligne des taux

Exemple concret du mixte : pour une grille de prix TTC croisant des prix HT (en lignes) et des taux (en colonnes), une seule formule saisie en haut à gauche suffit — =$B5*(1+C$4) — puis recopiée sur toute la grille. Elle reste exacte partout.

5. Les fonctions de base : SOMME, MOYENNE, MIN, MAX

Une fonction est une formule pré-programmée qui porte un nom et attend des arguments entre parenthèses. Plutôt que =B2+B3+…+B13, on écrit =SOMME(B2:B13) : plus court, et insensible à l’ajout d’une ligne. Voici les quatre piliers du calcul de synthèse.

SOMME

Syntaxe =SOMME(plage). Chez Chabrier, le chiffre d’affaires annuel tient dans =SOMME(B2:B13) et vaut 214 300 €. Le geste express : sélectionnez la cellule sous la colonne et pressez Alt+= (ou le bouton Σ du ruban) ; Excel devine la plage, un simple Entrée valide. La capture ci-dessous montre cette Somme automatique sur la colonne du CA.

MOYENNE, MIN et MAX

=MOYENNE(B2:B13) donne 17 858,33 € (la fonction ignore les cellules vides, mais compte les zéros saisis). =MIN(B2:B13) vaut 9 700 € (août, ralenti estival) et =MAX(B2:B13) vaut 24 600 € (juin, pleine saison). Repérer son mois creux et son mois record aide à anticiper la trésorerie et à placer les congés.

Fonction	Rôle	Exemple	Résultat
SOMME	Additionne une plage	=SOMME(B2:B13)	214 300
MOYENNE	Calcule la moyenne	=MOYENNE(B2:B13)	17 858,33
MIN	Plus petite valeur	=MIN(B2:B13)	9 700
MAX	Plus grande valeur	=MAX(B2:B13)	24 600

6. Compter les valeurs : NB, NBVAL et NB.VIDE

Compter est parfois aussi utile qu’additionner. NB compte les cellules qui contiennent un nombre : =NB(B2:B13) renvoie 12. NBVAL compte les cellules non vides, nombres et texte : =NBVAL(A2:A13) renvoie 12 (les noms de mois, qui sont du texte). NB.VIDE compte, lui, les cellules vides. Mémorisez : NB compte les nombres, NBVAL tout ce qui est rempli. Avant de calculer une moyenne, Sylvie vérifie ainsi qu’aucun mois n’a été oublié : =NBVAL(A2:A13) doit afficher 12 — sinon, une ligne manque.

7. Arrondir et décider : ARRONDI et le SI simple

ARRONDI

=ARRONDI(nombre;nb_décimales) : ainsi =ARRONDI(1856,3041;2) donne 1 856,30. Piège : arrondir n’est pas formater. Régler « 2 décimales » via le ruban change seulement l’affichage ; la valeur stockée garde toutes ses décimales. ARRONDI, lui, modifie la vraie valeur — c’est ce qu’il faut pour une facture. Les variantes ARRONDI.SUP et ARRONDI.INF arrondissent toujours vers le haut ou vers le bas (utile pour convertir un métré en nombre entier de panneaux).

SI

SI est la première formule qui « décide » : =SI(test;valeur_si_VRAI;valeur_si_FAUX). Excel évalue le test (une comparaison) puis renvoie l’une des deux valeurs, le texte entre guillemets. Chez Chabrier, pour signaler les mois faibles : =SI(B2<15000;"À surveiller";"OK"). Janvier (12 400 €) affiche « À surveiller », mars (16 200 €) affiche « OK ».

Fonction	Syntaxe	Exemple	Résultat
ARRONDI	=ARRONDI(nb;déc)	=ARRONDI(1856,3041;2)	1 856,30
ARRONDI.SUP	=ARRONDI.SUP(nb;déc)	=ARRONDI.SUP(4,2;0)	5
SI	=SI(test;vrai;faux)	=SI(B2<15000;"À surveiller";"OK")	selon B2

8. Pourcentages, évolutions et plages nommées

Un pourcentage est une division suivie d’un format. La part d’un mois dans l’année : =B6/B14 → 0,103, soit 10,3 % au format Pourcentage. Pour appliquer un taux, on multiplie : =D8*20% ou =D8*$G$2. Le bouton % du ruban (Ctrl+Maj+%) change l’affichage, pas la valeur stockée.

Une évolution se calcule (arrivée − départ) ÷ départ. De mai à juin : =(B7-B6)/B6 = (24 600 − 22 100) ÷ 22 100 = 0,113, soit +11,3 %. Un résultat négatif signale une baisse. Piège : sans parenthèses, =B7-B6/B6 calcule d’abord B6/B6 (=1) — le résultat n’a plus de sens. Parenthésez toujours le numérateur.

Les plages nommées rendent les formules lisibles. Donnez un nom à une cellule ou une plage via la Zone Nom (à gauche de la barre de formule) : tapez par exemple TVA puis Entrée. Désormais =D8*TVA remplace =D8*$G$2, et =SOMME(CA_2025) remplace =SOMME(B2:B13). Bonus : un nom est absolu par nature (plus de $ à gérer). Choisissez un nom sans espace, commençant par une lettre.

9. Chaîner des formules et auditer son travail

Chaîner, c’est faire qu’une formule s’appuie sur le résultat d’une autre. Le devis Chabrier en est l’exemple : D6=SOMME(D2:D5) (9 770 €) → D7=D6*$G$1 remise (488,50 €) → D8=D6-D7 net (9 281,50 €) → D9=D8*$G$2 TVA (1 856,30 €) → D10=D8+D9 TTC (11 137,80 €). Des étapes claires valent mieux qu’une formule brillante mais illisible. On peut aussi emboîter : =ARRONDI(MOYENNE(B2:B13);0), évalué de l’intérieur vers l’extérieur.

Auditer (onglet Formules ▸ Vérification des formules) : Repérer les antécédents / dépendants trace des flèches vers les cellules utilisées ou dépendantes ; Évaluer la formule déroule le calcul pas à pas ; Afficher les formules bascule toute la feuille en mode formules (Ctrl + la touche au-dessus de la tabulation, l’accent grave). Enfin, F2 colore les références, et le petit triangle vert d’une cellule signale une incohérence à vérifier.

🧭 Erreurs fréquentes et dépannage

Un code commençant par # n’est pas une formule « cassée » : c’est Excel qui vous indique précisément ce qui coince. Le tableau relie chaque symptôme à sa cause et à sa solution.

Symptôme	Cause probable	Solution
#DIV/0!	Division par zéro ou par une cellule vide.	Vérifier le diviseur ; protéger avec =SIERREUR(…;"").
#VALEUR!	Un calcul porte sur du texte au lieu d’un nombre.	Corriger la donnée ; vérifier que les cellules contiennent des nombres.
#NOM?	Fonction mal orthographiée ou guillemets oubliés.	Corriger l’orthographe ; encadrer le texte de guillemets.
#REF!	Une cellule référencée a été supprimée.	Annuler aussitôt (Ctrl+Z) ; sinon réécrire la référence.
#N/A	Valeur introuvable (typique de RECHERCHEV).	Vérifier la valeur cherchée ; sujet vu en leçon 255.
#####	Colonne trop étroite pour afficher le nombre.	Élargir la colonne (double-clic sur le bord de l’en-tête).
Un 0 inattendu	Un $ manquant a fait glisser une référence vers une cellule vide.	Rétablir la référence absolue ($) ; auditer avec F2.
« Référence circulaire »	La formule se référence elle-même.	Exclure la cellule de sa propre plage.

📋 Cas pratique 1 — Le devis de la Menuiserie Chabrier

La situation. Un client demande un devis : 4 volets battants chêne (320 € HT), 6 fenêtres bois double vitrage (540 €), 1 porte d’entrée sur mesure (1 450 €), 1 escalier quart tournant (3 800 €). Remise 5 %, TVA 20 %. Objectif : un devis qui se recalcule seul si une quantité change. Voici la feuille cible.

Désignation	Qté	PU HT	Montant HT
Volet battant chêne	4	320	1 280
Fenêtre bois double vitrage	6	540	3 240
Porte d’entrée sur mesure	1	1 450	1 450
Escalier quart tournant	1	3 800	3 800
Sous-total HT — =SOMME(D2:D5)			9 770,00
Remise 5 % — =D6*$G$1			− 488,50
Net HT — =D6-D7			9 281,50
TVA 20 % — =ARRONDI(D8*$G$2;2)			1 856,30
TOTAL TTC — =D8+D9			11 137,80

Les paramètres sont isolés et verrouillés : la remise (5 %) en G1, la TVA (20 %) en G2. Le $ de $G$1 et $G$2 garantit que ces taux ne glissent pas à la recopie.

La construction. En D2 : =B2*C2, recopié jusqu’en D5 (référence relative). Puis on chaîne les totaux : D6 =SOMME(D2:D5) ; D7 =D6*$G$1 ; D8 =D6-D7 ; D9 =ARRONDI(D8*$G$2;2) ; D10 =D8+D9 → 11 137,80 €.

📋 Cas pratique 2 — Le stock de bois et l’alerte de réapprovisionnement

La situation. Paul veut savoir d’un coup d’œil quelles essences commander. Règle : dès que le stock passe sous le seuil, il faut commander. La colonne Statut le décide toute seule grâce à un SI.

Essence	Stock	Seuil	Statut	PU	Valeur
Chêne	45	30	OK	85	3 825
Sapin	18	25	À commander	42	756
Mélèze	32	20	OK	68	2 176
Hêtre	12	15	À commander	75	900
Valeur totale du stock — =SOMME(F2:F5)					7 657

La résolution. Statut en D2 : =SI(B2<C2;"À commander";"OK"), recopié. Valeur en F2 : =B2*E2, recopié. Total : =SOMME(F2:F5) → 7 657 €. Bonus comptage : =NB.SI(D2:D5;"À commander") → 2. On peut colorer automatiquement les « À commander » avec la mise en forme conditionnelle : le tableau devient un vrai tableau de bord d’atelier.

🏋️ Exercices

À vous de jouer. Cherchez la formule, puis dépliez le corrigé.

Exercice 1 — Votre première formule. En B2, le CA de janvier (12 400 €) ; en B3, celui de février (10 900 €). En B4, affichez le total à l’aide d’une formule qui référence les cellules.

✅ Voir le corrigé

En B4 : =B2+B3 → 23 300 (ou =SOMME(B2:B3)). Évitez =12400+10900 : si un chiffre change, le total serait faux.

Exercice 2 — Remplir une colonne d’un geste. La quantité est en colonne B (lignes 2 à 6), le prix unitaire en C. Calculez le montant en D en ne saisissant qu’une seule formule.

✅ Voir le corrigé

En D2 : =B2*C2, puis double-clic sur la poignée. La référence relative devient =B3*C3, =B4*C4…

Exercice 3 — Une remise pour toutes les lignes. Le taux (8 %) est en H1. En colonne E, calculez la remise de chaque ligne (montant en D) de façon à pouvoir recopier sans erreur.

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En E2 : =D2*$H$1, recopié. Le $ verrouille H1 ; sans lui, la recopie viserait H2, H3 (vides) et les remises tomberaient à 0. Tapez =D2*H1 puis F4 pour ajouter les $.

Exercice 4 — Un diagnostic automatique. Colonne B = CA du mois. En C, affichez « Faible » si le CA est inférieur à 12 000 €, sinon « Correct ».

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En C2 : =SI(B2<12000;"Faible";"Correct"), recopié. Août (9 700) → « Faible » ; janvier (12 400) → « Correct ». N’oubliez pas les guillemets, sinon #NOM?.

Exercice 5 — Mesurer une évolution. En B2 janvier (12 400 €), en B3 février (10 900 €). En C3, calculez l’évolution de février par rapport à janvier, en pourcentage.

✅ Voir le corrigé

En C3 : =(B3-B2)/B2 = (10 900 − 12 400) ÷ 12 400 = −0,121, soit −12,1 % au format Pourcentage. Le signe négatif traduit une baisse ; parenthèses obligatoires autour du numérateur.

🧩 Adapter à votre activité

Ces formules ne servent pas qu’à la menuiserie : les mêmes réflexes se transposent à tout métier.

• Commerce ou boutique. Quantité × prix pour le montant (relative), $ pour un taux de remise fidélité commun, SI pour signaler les articles sous le seuil de stock, évolution du CA d’un mois sur l’autre.
• Artisan ou bâtiment. Devis chaînés (sous-total, remise, TVA, TTC), ARRONDI pour des montants nets, MAX et MIN pour repérer le plus gros et le plus petit chantier de l’année.
• Profession libérale ou services. MOYENNE du panier ou du temps passé, NB et NBVAL pour compter les dossiers traités, pourcentages pour la répartition du chiffre d’affaires par type de prestation.
• Association. SOMME des cotisations, SI pour marquer les adhésions à renouveler, plages nommées (COTISATION, SUBVENTION) pour un budget qui se lit sans notice.

🚀 Aller plus loin

Quelques combinaisons de touches remplacent des dizaines de clics. Voici le mémo à garder sous les yeux.

Trois réflexes de professionnel

• Isoler les paramètres (taux, remises) dans une zone dédiée, référencée avec $ ou un nom.
• Nommer plutôt que $ sur un classeur qui doit durer : TVA se lit mieux que $G$2.
• Une colonne, une formule recopiée : une cellule « à part » est presque toujours une erreur.

Ces bases préparent la suite de la formation : la leçon 252 (trier, filtrer), la 254 (tableau de suivi du CA), la 255 (RECHERCHEV / RECHERCHEX) et la 256 (tableaux croisés dynamiques) s’appuient toutes sur les références et les fonctions vues ici.

🔑 L’essentiel à retenir

• Toute formule commence par = ; sans lui, Excel affiche du texte.
• Référencez les cellules plutôt que de retaper les nombres : le tableau se recalcule seul.
• Une référence relative se décale à la recopie ; le $ la verrouille (absolue $B$2, mixte $B2 ou B$2). F4 pose les $.
• Priorités : parenthèses, puissance, × ÷, puis + −. Dans le doute, parenthésez.
• SOMME, MOYENNE, MIN, MAX résument ; NB compte les nombres, NBVAL tout ce qui est rempli.
• ARRONDI modifie la vraie valeur ; le format change seulement l’affichage.
• SI fait décider une cellule ; une évolution = (arrivée − départ) ÷ départ.
• Un code en # (#DIV/0!, #VALEUR!, #NOM?, #REF!) est un diagnostic précis, pas une fatalité.

📖 Glossaire

Terme	Définition
Formule	Instruction de calcul saisie dans une cellule, introduite par le signe =.
Fonction	Formule pré-programmée portant un nom (SOMME, SI…) et attendant des arguments.
Argument	Information fournie à une fonction, entre parenthèses, séparée par des points-virgules.
Plage	Bloc rectangulaire de cellules, noté coin:coin (B2:B13).
Référence relative	Référence (B2) qui se décale à la recopie.
Référence absolue	Référence verrouillée par deux $ ($B$2), qui ne bouge jamais.
Référence mixte	Référence dont une seule dimension est figée : $B2 ou B$2.
Poignée de recopie	Petit carré au coin inférieur droit d’une cellule, pour étendre une formule.
Opérateur	Symbole de calcul (+ − * / ^), de comparaison (= < >) ou de texte (&).
Barre de formule	Bande au-dessus de la grille qui affiche la formule de la cellule active.
Plage nommée	Cellule ou plage à laquelle on a donné un nom (TVA) ; absolue par nature.
ARRONDI	Fonction qui modifie réellement la valeur d’un nombre à n décimales.

❓ Questions fréquentes

Ma formule affiche « =B2+B3 » au lieu du résultat. Pourquoi ?

Soit la cellule était au format Texte : repassez-la en Standard puis réécrivez la formule. Soit le mode Afficher les formules est actif : désactivez-le (Ctrl + la touche au-dessus de la tabulation, l’accent grave).

Point-virgule ou virgule entre les arguments ?

Sur une version française d’Excel, c’est le point-virgule (;). La virgule sert de séparateur décimal (12,5).

Pourquoi mettre un $ si la formule marche déjà sans ?

Sans recopie, le $ ne change rien. Il devient indispensable dès qu’on recopie une formule qui doit continuer à viser une cellule fixe (un taux, une constante).

Mon résultat garde trop de décimales. Que faire ?

Pour l’affichage, réduisez les décimales via le ruban (la valeur reste complète). Pour figer la valeur (facture), utilisez ARRONDI.

J’ai supprimé une colonne et mes formules affichent #REF!.

#REF! signale une référence détruite. Appuyez immédiatement sur Ctrl+Z ; sinon, rouvrez les formules pour rétablir la bonne référence.

Puis-je mélanger texte et calcul dans une cellule ?

Oui, avec l’opérateur & : ="Total : "&SOMME(B2:B13)&" €" affiche « Total : 214300 € ».

Num Compagny accompagne les dirigeants et les équipes des TPE-PME dans la prise en main d’Excel et des outils bureautiques, au sein de son Académie et lors de formations sur mesure. Retrouvez la suite de ce parcours sur numcompagny.com.