Réunions : l’IA prend des notes, et les garde cinq ans

1. Ce qui a changé cet automne, sans que personne l’ait décidé

Il y a dix-huit mois, faire résumer une réunion par une intelligence artificielle demandait une démarche : choisir un outil, l’installer, l’inviter dans la visioconférence. Aujourd’hui, la fonction est déjà là, dans l’outil que vous payez par ailleurs, et elle est souvent active avant que vous ne vous soyez posé la question.

Le changement le plus net de la rentrée est passé presque inaperçu. Microsoft a déployé entre la fin du mois d’août et la fin du mois de septembre 2026 une fonction qui génère, pour chaque réunion Teams, un fichier structuré résumant ce qui s’y est dit. Ce fichier n’est pas la transcription : c’est une mémoire préparée pour être interrogée ensuite par les outils d’intelligence artificielle de la suite, afin qu’ils puissent répondre à des questions sur la réunion sans avoir à relire le verbatim. La fonction est activée par défaut dans les organisations Microsoft 365, l’administrateur peut la désactiver, et la durée de conservation retenue par défaut est de cinq ans.

Cinq ans, pour une réunion d’équipe du mardi matin. La durée n’est pas scandaleuse en soi : c’est une durée de conservation documentaire classique. Elle devient un sujet dès lors que personne, dans l’entreprise, ne sait qu’elle s’applique, ni à quoi elle s’applique.

Le contexte français confirme cette bascule. Le baromètre France Num 2026, publié par la Direction générale des entreprises le 28 septembre 2026 auprès de plus de 9 000 entreprises, montre que 40 % des TPE et PME utilisent des solutions d’intelligence artificielle, soit 14 points de plus en un an, et 53 % chez les entreprises de taille plus importante. Le détail des usages est instructif : 34 % génèrent du texte ou des images, 24 % recourent à des agents conversationnels ou à de la recherche assistée, 13 % analysent des documents et 11 % automatisent des tâches. Autrement dit, l’usage dominant reste la production de contenu, pendant que les fonctions les plus intrusives, celles qui écoutent, transcrivent et conservent, progressent par défaut, sans figurer dans aucune de ces cases.

2. « L’IA de réunion », ce sont trois choses différentes

La confusion vient de ce que le même bouton déclenche, selon les outils et les réglages, des opérations qui n’ont ni la même intrusivité ni les mêmes conséquences. Les distinguer prend trois minutes et change tout le reste de la démarche.

Bonne nouvelle, et elle est rarement dite : les deux premières fonctions sont dissociables. La documentation de Microsoft est explicite sur ce point : l’assistant peut produire des notes et des tâches pendant la conversation sans que la transcription ni l’enregistrement soient activés. Dans les options d’une réunion planifiée, l’organisateur choisit « uniquement pendant la réunion », et il garde le bénéfice du résumé sans créer de verbatim. C’est exactement le compromis que cherchent la plupart des petites structures, et il est à portée de deux clics.

Un détail sur la mémoire persistante mérite d’être connu : elle n’est pas générée pour les réunions chiffrées de bout en bout, ni pour celles qui portent une étiquette de confidentialité ou une restriction équivalente. Une organisation qui sait classer ses réunions sensibles dispose donc déjà du levier technique pour les exclure.

3. Enregistrer la parole d’autrui n’a jamais été anodin

Le droit français ne s’est pas découvert un intérêt pour le sujet avec l’intelligence artificielle. Il encadre depuis longtemps la captation de la parole, et ce cadre s’applique tel quel aux assistants de réunion.

Le point de départ est l’article 226-1 du code pénal : enregistrer ou transmettre, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel porte atteinte à l’intimité de la vie privée. Le texte prévoit un an d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Il ajoute une nuance qui mérite d’être lue par tout animateur de réunion : lorsque les actes sont accomplis au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y opposent alors qu’ils étaient en mesure de le faire, le consentement est présumé. Toute la question est donc celle de la visibilité du dispositif. Un bandeau « transcription activée » bien visible change la nature juridique de la situation ; un assistant invité discrètement dans une visioconférence ne la change pas.

Du côté de la protection des données, la doctrine de la CNIL sur l’écoute et l’enregistrement sur le lieu de travail pose trois principes qui se transposent sans effort. D’abord, le dispositif ne peut pas être permanent ou systématique : il doit répondre à une nécessité reconnue et rester proportionné à son objectif. Ensuite, l’information préalable est due aux salariés comme à leurs interlocuteurs extérieurs. Enfin, les durées de conservation sont courtes : la CNIL raisonne en mois pour les enregistrements, et recommande la suppression rapide après exploitation.

Un dernier élément, souvent ignoré parce qu’il paraît théorique jusqu’au jour où il ne l’est plus : la transcription d’une réunion est une pièce. Elle est consultable, exportable, et elle peut être produite dans un litige, y compris par la personne qui y figure. Un verbatim nominatif conservé cinq ans est donc une mémoire à double tranchant, qui protège autant qu’elle expose. Ce n’est pas une raison de s’en passer ; c’est une raison de savoir ce qu’on garde.

4. Vos salariés : informer, et consulter avant de décider

Deux obligations distinctes se superposent ici, et elles ne se remplacent pas l’une l’autre.

La première est l’information individuelle. L’article L. 1222-4 du code du travail interdit d’utiliser contre un salarié des informations le concernant collectées par un dispositif qui ne lui a pas été préalablement porté à sa connaissance. L’article L. 1121-1 ajoute la règle de proportionnalité : les restrictions apportées aux libertés doivent être justifiées par la nature de la tâche et proportionnées au but recherché. En pratique, cela signifie dire aux salariés ce qui est transcrit, par quel outil, pour quoi, pendant combien de temps, qui peut y accéder et comment demander la suppression.

La seconde est collective, et c’est celle qu’on oublie le plus souvent. L’article L. 2312-38 du code du travail prévoit que le comité social et économique est informé et consulté préalablement à la décision de mise en œuvre des moyens ou techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés. Le même article prévoit une information préalable sur les traitements automatisés de gestion du personnel. Un outil qui transcrit nominativement la parole de chacun et conserve qui a dit quoi entre sans difficulté dans cette catégorie, même si ce n’était pas son intention première.

Les très petites structures n’ont pas de comité social et économique, et le seuil de onze salariés met la majorité des TPE hors du champ de cette consultation. L’obligation d’information individuelle, elle, n’a pas de seuil. Deux salariés, c’est déjà deux personnes à prévenir, et l’exercice tient en un paragraphe ajouté à la charte d’usage de l’intelligence artificielle, celle-là même que nous décrivions dans notre article sur la charte que votre TPE doit écrire. Si cette charte existe déjà, elle a sans doute été rédigée avant que les assistants de réunion ne deviennent actifs par défaut : c’est le moment de lui ajouter une ligne.

5. Vos clients, vos confrères, vos usagers : la phrase à dire en ouverture

C’est le volet le plus négligé, et pourtant le plus simple à traiter. Les personnes extérieures à l’entreprise qui participent à une réunion transcrite ont les mêmes droits que les salariés, et elles n’ont aucun moyen de deviner ce qui tourne du côté de l’organisateur. La CNIL demande, pour les appels enregistrés, une information orale en début de communication suivie d’un renvoi vers des mentions détaillées. Le même mécanisme vaut pour une visioconférence.

Une phrase suffit, et elle gagne à être préparée une fois pour toutes plutôt qu’improvisée : « Cette réunion fait l’objet d’une transcription automatique destinée au compte rendu. Elle sera conservée trois mois et accessible aux seuls participants. Si vous préférez que nous n’y ayons pas recours, dites-le maintenant, je la désactive. » Trois éléments y figurent : la finalité, la durée, et la possibilité réelle de s’y opposer. Sans le troisième, les deux premiers ne valent pas grand-chose.

Trois situations justifient de ne jamais transcrire, et il vaut mieux les avoir écrites avant de se trouver dedans. Les échanges couverts par un secret professionnel, d’abord : santé, avocat, expertise comptable, travail social. Les entretiens individuels ensuite, qu’il s’agisse d’un entretien d’évaluation, d’un entretien préalable à une sanction ou d’une conversation sur une situation personnelle. Enfin tout ce qui relève de la négociation, interne comme externe : un verbatim de négociation salariale ou commerciale conservé cinq ans n’a aucun intérêt opérationnel et un fort potentiel de nuisance.

6. L’interdiction que presque personne ne connaît : deviner l’humeur des participants

Il existe, dans le règlement européen sur l’intelligence artificielle, une interdiction pure et simple qui concerne directement les outils de réunion, et qui est passée totalement inaperçue dans les petites entreprises.

L’article 5 du règlement dresse la liste des pratiques interdites. Sa lettre f vise « l’utilisation de systèmes d’IA pour déduire les émotions d’une personne physique dans les domaines du travail et des établissements d’éducation », sauf lorsque le système est destiné à des raisons médicales ou de sécurité. Ce n’est pas une obligation à préparer : cette interdiction s’applique depuis le 2 février 2025. Elle est en vigueur, et c’est le niveau de sanction le plus élevé du règlement qui lui est attaché : jusqu’à 35 millions d’euros ou 7 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu. Pour une petite ou moyenne entreprise, le règlement prévoit l’inverse : c’est le chiffre le plus faible des deux qui s’applique.

La frontière est nette et facile à vérifier. Un assistant qui restitue les décisions, les points d’accord et les tâches à faire traite du contenu : il est dans son rôle. Un module qui attribue à chaque participant un indicateur de ton, d’enthousiasme, de stress, d’engagement ou de sentiment déduit des émotions : il tombe sous l’interdiction dès lors que le cadre est professionnel ou scolaire. Les fonctions de ce type existent, elles sont souvent présentées comme des aides au management ou comme des mesures de la qualité d’un échange commercial, et elles sont parfois incluses dans des offres d’analyse de la relation client.

Ce point complète deux obligations déjà entrées en application cette année et que nous avons détaillées ailleurs : le marquage des contenus produits par intelligence artificielle, traité dans notre article sur ce que votre entreprise doit signaler depuis le 2 août, et la montée en compétence des équipes, condition posée par le même règlement. Un compte rendu de réunion rédigé par une machine et diffusé à des tiers relève du premier sujet autant que du second.

7. Les six vérifications à faire avant votre prochaine visioconférence

Voici la liste que nous déroulons en rendez-vous. Elle ne demande aucun achat, aucun abonnement supplémentaire, et elle se traite en une heure dans une structure de moins de vingt personnes.

La sixième ligne est celle qui surprend le plus les dirigeants. Un participant extérieur peut arriver avec son propre assistant de prise de notes, qui rejoint la réunion comme un invité et emporte le contenu de l’échange vers un service tiers que vous n’avez pas choisi. Ce service devient de fait un destinataire de données dont vous êtes responsable vis-à-vis de vos salariés et de vos clients. Si une fuite se produit chez lui, la déclaration vous revient, exactement selon le mécanisme que nous décrivions à propos du piratage chez un prestataire. Savoir refuser un assistant invité, poliment et en expliquant pourquoi, fait partie du métier désormais.

Le fil commun de ces six vérifications est qu’aucune ne demande d’argent. Elles demandent une décision, écrite une fois, et comprise par les personnes qui animent les réunions. C’est précisément ce que l’État cherche à encourager avec ses dispositifs d’appropriation de l’intelligence artificielle, dont nous avons fait l’inventaire dans notre article sur ce qui existe déjà pour votre TPE : la marche à franchir est rarement technique, elle est presque toujours organisationnelle.

Num Compagny accompagne les TPE, les PME, les associations et les collectivités dans la mise en place d’un usage maîtrisé de l’intelligence artificielle : état des lieux des fonctions déjà actives dans vos outils, réglages de vos comptes, rédaction de la charte d’usage et du paragraphe d’information, et formation des équipes qui animent les réunions. Toutes nos interventions sont présentées sur la page formation professionnelle.